Gebruikersvoorwaarden en privacystatement

U bent van harte welkom op de website van MediationZuid!

KvK 75075520

+31 6 244 21 244

Gebruikersvoorwaarden

Voor de toegang tot en het gebruik van deze website gelden, naast de toepasselijke wet- en regelgeving, de hierna genoemde condities en bepalingen. Gebruik van deze website betekent dat u deze voorwaarden en bepalingen volledig accepteert.

Disclaimer
De informatie op deze website is uitsluitend bedoeld om informatie te verschaffen die betrekking heeft op de dienstverlening van MediationZuid. De gepubliceerde informatie kan zonder vooraankondiging en op ieder moment worden gewijzigd en/of ingetrokken. We doen onze uiterste best om onze website actueel en foutloos te houden. Helaas kunnen wij echter niet garanderen dat de gepubliceerde informatie in alle gevallen correct is. U kunt er dan ook geen rechten aan ontlenen. Wel kunt u ons helpen door ons te laten weten wanneer u onduidelijke of zelfs onjuiste informatie aantreft. Een bericht via contact is voldoende.

Auteursrecht
Het auteursrecht van de informatie die is gepubliceerd op onze website behoort geheel toe aan MediationZuid, tenzij anders vermeld. Het overnemen van (delen van) de inhoud is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van de eigenaar.

Hyperlinks naar onze website
Het aanbrengen van hyperlinks naar deze website is toegestaan vermits u linkt naar de homepage en deze niet in een frame opneemt. MediationZuid draagt géén verantwoordelijkheid voor informatie op sites die naar deze website verwijzen. Wij verzoeken u ons te informeren wanneer u naar onze website linkt.

Links naar andere websites
Onze website bevat links naar websites die door anderen dan MediationZuid worden geëxploiteerd. Deze links zijn uitsluitend voor informatieve doeleinden toegevoegd. Voor de toegang tot en het gebruik van deze websites van derden kunnen andere voorwaarden gelden. MediationZuid is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze sites; de aanwezigheid van deze links betekent evenmin dat wij de elders gepubliceerde informatie goedkeuren. Op verzoek zijn wij ten alle tijde bereid bestaande links te heroverwegen dan wel nieuwe links toe te voegen.

Aansprakelijkheid
Door deze website te bezoeken accepteert u dat MediationZuid op geen enkele wijze aansprakelijk is voor enige directe, indirecte of gevolgschade.

Privacystatement

Algemeen

We zijn ons bewust dat onze organisatie persoonlijke en vertrouwelijke informatie verzamelt. We rekenen het tot onze taak en zorg om hierin uw privacy te garanderen. Via deze Privacy Verklaring informeren wij u hoe we hieraan vorm en inhoud geven, hoe wij werken, welke informatie we waarom verzamelen en hoe we hiermee uw bezoekers- en klantervaring beogen te verbeteren.

Deze Privacy Verklaring is van toepassing op de diensten van MediationZuid. Wij wijzen u erop dat MediationZuid niet verantwoordelijk is voor privacy beleid van andere websites en bronnen. Op basis van het privacy beleid respecteert MediationZuid de privacy van al haar website gebruikers en cliënten. Alle verkregen informatie wordt vertrouwelijk behandeld.

Toestemming

Iedere (kandidaat) cliënt/opdrachtgever is op basis van de aan ons verstrekte opdracht automatisch akkoord met onze algemene voorwaarden en deze Privacy Verklaring.

Iedere bezoeker van deze website gaat automatisch akkoord met onze algemene voorwaarden en deze Privacy Verklaring.

Wij verwerken (mogelijk) de volgende persoonsgegevens:

Handelsnaam
Voor- en Achternaam
Vestigingsadres en Postadres
KvK-nummer
E-mailadres
Telefoonnummer
Social media accountnamen
Klantnummer, opdrachtnummer, offertenummer en factuurnummer

We hebben bovenstaande persoonsgegevens van uzelf verkregen of in openbare registers, zoals het handelsregister van de KvK of andere open bronnen verkregen (social media).

Doeleinden

We verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer we dat volgens de AVG en UAVG mogen en voor de doeleinden die we hieronder hebben beschreven.

Contact

Indien u per telefoon, e-mail, ons contactformulier, WhatsApp of social media, contact met ons heeft opgenomen dan hebben we van u gegevens ontvangen. Deze verwerken we om te kunnen reageren op uw bericht aan ons. Heb u contact opgenomen via social media, dan zal dat meestal via het account van MediationZuid zijn geweest. Wij bewaren en verwerken in dat geval de gegevens maximaal 5 jaar, om bijvoorbeeld te kunnen zien wanneer we voor het laatst contact hebben gehad, waar dat over is gegaan en hoe u toen reageerde. Het is in ons gerechtvaardigd belang om dat te weten, zodat we u beter kunnen helpen en beter prioriteiten kunnen stellen.

Offertes

Vraagt u bij ons een offerte op, dan verwerken we uw bedrijfs- en persoonsgegevens om een gerichte offerte te kunnen sturen. We bewaren offertes 8 jaar. Het is namelijk onze wettelijke administratieplicht om aan te kunnen tonen wat er aan een factuur vooraf is gegaan. Daarnaast bewaren we de offertes graag zelf, om te kunnen zien of u eerder bij ons al eens een offerte hebt gevraagd en wat de inhoud daarvan was.

Overeenkomst

Behalve om offertes en facturen te kunnen sturen hebben we soms uw gegevens nodig om de overeenkomst zelf uit te kunnen voeren en hebben we gegevens nodig voor het dossier. Deze gegevens verwerken we dan in elk geval gedurende de overeenkomst en zolang de verjaringstermijn niet is verstreken.

Facturatie

Als u ons een opdracht hebt gegeven, dan verwerken we de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van die opdracht. Dat zijn in elk geval uw naam en e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn om een correcte factuur te kunnen versturen. Bij betaling zullen we bovendien te zien krijgen van welke rekening dit komt en wie de rekeninghouder is. We bewaren offertes, facturen en betaalgegevens 8 jaar.

Dossiers

MediationZuid verzamelt informatie met betrekking tot het uitvoeren van een ADR opdracht, waaronder begrepen arbitrage, bemiddeling, bindend advies (niet-bindend advies), conflict coaching, mediation, onderhandeling, iedere andere vorm van ADR alsmede hybride varianten.

Hierbij worden twee informatie typen en dossiers onderscheiden, namelijk:

(1) cliënt informatie bedoeld voor het (kandidaat) ADR cliënt dossier en

(2) proces/procedure informatie bedoeld voor het ADR proces/procedure dossier.

MediationZuid beheert de beide informatie typen/ dossiers op beveiligde servers.

(1) ADR cliënt dossier

MediationZuid houdt van iedere (kandidaat) cliënt een cliënt dossier.

Dit dossier bevat:

Gegevens van het bedrijf of de locatie waar de zakelijke activiteiten feitelijk worden uitgevoerd, waaronder: NAW gegevens, bedrijfsregistratie gegevens, volmachten, machtigingen, factuur informatie;
Gegevens van de natuurlijke persoon, waaronder: NAW gegevens, ID gegevens, geboorte gegevens, huwelijkse staat, volmachten, machtigingen, factuur informatie;

Cliënten kunnen gegevens in het cliëntdossier niet zelf beheren.

Het cliëntdossier is niet openbaar.

Indien de opdracht wordt beëindigd door de cliënt of (naam bedrijf), of beiden, wordt het cliëntdossier voor onbepaalde tijd bewaard, tenzij de cliënt om verwijdering verzoekt.

(2) ADR proces/procedure dossier

MediationZuid houdt van ieder(e) uitgevoerd(e) ADR proces/procedure een ADR proces/procedure dossier.

Dit dossier bevat:

Alle online/offline documenten, zoals: start- en slotdocument, overeenkomsten, verslagen, notulen, aantekeningen, notities, brieven, faxberichten, emailberichten, correspondentie, facturen, alle andere/overige documenten m.b.t. dit proces/deze procedure;
Gegevens m.b.t. de opdrachtgever(s), deelnemende partijen, ingeschakelde derden, zoals adviseurs, consultants, juristen, advocaten, notarissen, accountants, overige personen, bedrijven of organisaties voor zover betrokken bij dit proces / deze procedure, waaronder:
Indien zakelijk: gegevens van het bedrijf, inbegrepen: NAW gegevens, bedrijfsregistratie gegevens, volmachten, machtigingen, factuur informatie;
Indien natuurlijk persoon: gegevens van de natuurlijke persoon, inbegrepen: NAW gegevens, ID gegevens, geboorte gegevens, huwelijkse staat, volmachten, machtigingen, factuur informatie.

Een proces/procedure dossier is niet openbaar.

Een proces/procedure dossier is vertrouwelijk. Het uitvoeren van audits door bevoegde autoriteiten en toezichthouders is toegestaan.

Een proces/procedure dossier wordt voor onbepaalde tijd aangehouden, ook na de beëindiging van de opdracht, ongeacht de reden van de beëindiging.

Na de beëindiging van de opdracht kunnen de deelnemende opdrachtgevers/cliënten gezamenlijk verzoeken om het verwijderen van het proces/procedure dossier. MediationZuid kan toestemming onthouden indien hiertoe aanleiding bestaat of indien de wet of een bevoegde autoriteit dit verlangt; in voorkomend geval is MediationZuid gehouden verzoekers dienaangaande te informeren. Onder alle omstandigheden dienen de verzoekers MediationZuid te vrijwaren van aansprakelijkheid indien het verwijderingsverzoek wordt toegewezen.

Gerechtvaardigd belang

In sommige van bovenstaande gevallen hebben we een gerechtvaardigd belang om gegevens te verwerken. We hebben ons belang, bijvoorbeeld het belang om onze eigen bewijspositie en rechtspositie te bewaken, afgewogen tegen het privacybelang van de persoon waarvan we de persoonsgegevens op basis van deze grondslag verwerken. We zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is om ons doel te bereiken en onze gerechtvaardigde belangen te waarborgen

Ontvangers van persoonsgegevens

We delen uw gegevens met de volgende derden, waaronder onze verwerkers:

Hosting van onze website
Boekhouder
Mailservers
Telefoondiensten
Betaaldiensten
Bezorgdiensten

Uw rechten

We informeren u graag over de rechten die u heeft en de invloed die u kunt uitoefenen op de verwerking van uw persoonsgegevens.
Wilt u een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op per e-mail via info@mediationzuid.nl

Inzage, rectificatie en wissing

U hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van u verwerken en u mag vervolgens verzoeken deze te laten rectificeren of te wissen.

Beperking van de verwerking

U hebt het recht ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld, wanneer de gegevens niet meer juist zijn, de verwerking onrechtmatig is, we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben of in afwachting van een beslissing op het bezwaar dat u gemaakt hebt tegen de verwerking.

Recht op bezwaar

Bezoekers die bezwaar maken tegen het gebruik van hun naam en/of foto's kunnen dit zonder opgave van reden kenbaar maken. Zij kunnen erop vertrouwen dat de betreffende gegevens zo spoedig mogelijk zullen worden aangepast of zelfs verwijderd. Dit geldt vanzelfsprekend uitsluitend voor materiaal dat op de website van MediationZuid is gepubliceerd en onder ons beheer valt; materiaal dat op andere websites is gepubliceerd, valt hier dus buiten.

Gegevensoverdraagbaarheid

U hebt het recht uw persoonsgegevens van ons in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere partij kunt overdragen, wanneer u ons toestemming had gegeven om uw gegevens te verwerken en wanneer de verwerking geautomatiseerd is gedaan.

Toestemming intrekken

Hebben we uw gegevens voor een bepaald doel verkregen op basis van uw toestemming, dan mag u deze toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Klachten

Heeft u klachten over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? U hebt het recht uw klachten in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging persoonsgegevens

Wij hebben passende organisatorische en technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Deze maatregelen zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die wij verwerken.

Gebruik van cookies

Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser.

Social media

We willen het voor u graag zo gemakkelijk mogelijk maken om de content van onze website te delen via social media. Dit kan door middel van een aantal social media buttons. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke social media-kanalen om te weten hoe zij met privacy omgaan.

Facebook
Instagram
LinkedIn
Twitter
Pinterest

Google Analytics

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

Links

Op onze website zult u links naar externe websites aantreffen. Door op een link te klikken gaat u naar een website buiten deze website. Het kan zijn dat deze externe websites gebruik maken van cookies. Graag verwijzen wij hiervoor naar de cookie- of privacyverklaring van de betreffende website.

Wijzigingen

Het kan zijn dat we onze privacyverklaring moeten wijzigen, bijvoorbeeld omdat we een andere werkwijze zijn gaan hanteren. We zullen de nieuwe privacyverklaring altijd op onze website publiceren. Als de wijzigingen direct op u van toepassing zijn, zullen we de wijzigingen ook direct met u communiceren.